Pedoman singkat untuk menilai sebuah organisasi (Short Guide for Organizational Assessment) .
Pedoman ini menyediakan kerangka bagaimana melakukan penilaian sebuah organisasi secara cepat (rapid organizational assessment/ROA) dengan waktu 1 sampai 2 hari. Untuk penilaian secara lebih dalam (in-depth assessments), maka alatnya lebih lengkap. Pedoman ini berisi berbagai konsep kunci yang merefleksikan bagaimana menganalisa empat aspek, yaitu: kinerja organisasi, kesesuaian organisasi di lingkungannya, mootivasi organisasi, dan kapasitas organisasi.
Data pendukung utama
Berbagai metode untuk penggalian data yang dibutuhkan adalah:
1. Temui dan catat nama-nama mereka yang merupakan bagian dari organisasi, yaitu staf, manajer, beneficiaries, stakeholders, instansi pemerinatah terkait, pihak donor, dan pihak-pihak lain.
2. Kumpulkan dan pelajari dokumen-dokumen penting, berupa gambar-gambar (charter), tujuan organisasi, AD/ARTT, dokumen pinjaman, laporan tahunan, laporan keuangan (financial reports), serta jasa yang ditawarkan/disediakan organisasi.
3. Catat fasilitas yang dimiliki, berupa gedung, lahan, kantor, dan berbagai prasarana lain.
4. Pelajari dinamika sosialnya secara umum, yaitu bagaimana sikap mereka ketika berinteraksi (siapa yang hadir, siapa yang tidak), proses pengembilan keputusan, sifat relasi dengan organization’s clients, dan bagaimana pekerjaan dijalankan atau apa paradigma utamanya.
Empat aspek yang harus dikaji dalam meneliti/mengkaji sebuah kelembagaan (atau adakalanya disebut organisasi) adalah:
(A) Kinerja organisasi (Organizational Performance)
Setiap organisasi akan berusaha untuk mencapai tujuannya yang disesuaikan dengan sumber daya yang dimilikinya. Kinerja organisasi yang baik (“good performance”) adalah apabila semua bagian organisasi bekerja secara benar, efektif, dan efisien, untuk mencapai tujuan tersebut.
Secara lebih detail, kinerja organisasi dapat diipelajari dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
(1) Untuk mengetahui seberapa efektif organisasi bergerak maju menuju misi dan tujuannya sendiri.
a.. Bagaimana kinerja organisasi dalam hal pencapaian utama (major achievements), tingkat produktifitas organisasi dalam kaitannya dengan misi dan nilai-nilai dalam organisasi, dan daya guna produk-produknya (utilization of results)?
b. Bagaimana kinerja staf/anggota dalam hal pelayanan (clients served), dan kualitas pelayanan/produk?
c. Bagaimana kinerja pelayanan, misalnya bagaimana dukungan terhadap komuitas riset, dan transfer teknologi)?
(2) Untuk mengetahui seberapa efisien organisasi dalam menuju misinya.
a. Bagaimana perbandingan antara biaya yang telah dikeluarkan dibagi dengan jasa yang dihasilkan (rates costs/services)?
b. Bagaimana produktifitas anggota (turnover, absenteeism, outputs)?
c. Seberapa tingkat efisiensi dalam sistem administrasi yang dijalankan?
(3) Untuk mengetahui apakah organisasi selalu relevan sepanjang waktu.
a. Bagaimana adapatasi dari misi utamanya ketika terjadi perubahan kondisi?
b. Bagaimana kebutuhan stakeholders dapat dipenuhi?
c. Bagaimana daya adpatasi organisasi terhadap perubahan lingkungannya?
(4) Untuk mengetahui bagaimana ketersediaan dan dukungan keuangan dalam organisasi.
a. Bagaimana diversifikasi sumber pendanaan digali?
b. Bagaimana kemampuan organisasi untuk menghasilkan uang/pendanaan sendiri?
c. Bagaimana kemampuan untuk selalu memperoleh keuntungan sepanjang waktu?
(B) Kemampuan organisasi tumbuh di lingkungannya (The Enabling Environment and Organizational Performance)
Setiap organisasi tidak berada di ruang hampa. Setiap organisasi berada di lingkungan tertentu, yang menyediakan kondisi yang beragam yang akan mempengaruhi organisasi tersebut. Intinya, adalah mempelajari apa dampak berbagai lingkungan tersebut terhadap misi (mission), kinerja (performance) dan kapasitas organisasi (capacity of the organization).
Untuk memahami masalah ini, gunakan panduan berikut:
1. Untuk menjelaskan kondisi lingkungan teknologi dan ekologi (technological and ecological environments) yang akan mempengaruhi jalannya organisasi:
a. Apa dan bagaimana kondisi sarana dan prasarana yang tersedia?
b. Bagaimana kondisi geografi?
c. Bagaimana kemampuan teknologinya (technological literacy)?
d. Apa teknologi informasi yang dipakai?
e. Bagaimana iklim (climate) secara keseluruhan?
2. Untuk menjelaskan dan nilai lingkungan sosial dan kulturalnya:
a. Bagaimana norma dan nilai yang ada di organisasi?
b. Apa kepercayaan (beliefs) yang dipegang teguh?
c. Bagaimana sikap dalam bermasyarakat (attitudes in society)?
d. Bagaimana kemampuan tulis baca (literacy) secara umum?
3. Untuk menjelaskan dan melakukan penilaian terhadap stakeholders utama organisasi:
a. Siapa clients organisasi?
b. Siapa yang menjadi donors organisasi?
c. Siapa penerima manfaat organisasi (beneficiaries)?
d. Bagaimana peran dan keterkaitan dengan pihak pemerintah (government bodies)?
e. Bagaimana peran dan keterkaitan dengan institusi lain?
4. Untuk menjelaskan dan mempelajari lingkungan tata pemerintahan (legal administrative) dimana organisasi tersebut hidup:
a. Apa dan bagaimana kebijakan (policy) yang ada?
b. Bagaimana tata peraturan (legislation) yang ada?
c. Bagaimana pengaturan (regulations) yang ada?
d. Bagaimana tata hukum (laws) yang ada?
5. Untuk menjelaskan dan mempelajari lingkungan politik dimana organisasi tersebut hidup:
a. Bagaimana bentuk dan sistem pemerintahan yang ada?
b. Bagaimana distribusi kekuasaan (distribution of power) dibangun?
c. Bagaimana akses organisasi terhadap sumber daya pemerintahan?
d. Bagaimana alokasi keputusan (allocation decisions) dijalankan?
e. Bagaimana kecenderungan politik (political will) yang ada?
6. Untuk menjelaskan dan mempelajari lingkungan ekonominya dimana organisasi tersebut hidup:
a. Bagaimana tingkat dan laju GDP, inflasi, pertumbuhan ekonomi, dan hutang?
b. Apa pengaruh pengkondisian oleh berbagai lembaga ekonomi dunia terhadap jalannya organisasi?
c. Bagaimana struktur upah dan harga yang berjalan di lingkungannya?
d. Apa saja dan apa peran komunitas ekonomi yang ada bagi organisasi?
e. Bagaimana hard currency access?
f. Bagaimana dukungan dan distribusi anggaran dari pemerintah?
(C) Motivasi organisasi (Organizational Motivation)
Tidak ada dua organisasi yang sungguh-sungguh serupa. Setiap organisasi memiliki sejarah perkembangan yang berbeda, visi, misi, kultur, serta sistem insentif dan penghargaannya (reward system). Untuk menentukan level motivasi organisasi, dapat dengan menjawab berbagai pertanyaan berikut:
1. Untuk menganalisa secara mendalam sejarah organisasi.
a. Kapan waktu dan bagaimana proses pendirian organisasi?
b. Apa saja pencapaian atau prestasi utama yang telah diperoleh?
c. Apa saja perjuangan utama (major struggles) yang telah dilakukan?
d. Apa saja perubahan dalam ukuran, program, dan kepemimpinan?
e. Apa saja proyek dan pinjaman yang telah diterima?
2. Untuk memahami misi organisasi.
a. Bagaimana evolusi pernyataan misi?
b. Apa tujuan-tujuan organisasi?
c. Bagaimana peran misi terhadap pembentukan organisasi (shaping the organization), yang menetapkan maksud dan arah organisasi?
d. Apa saja riset atau produk-produk riset yang dihargai?
3. Untuk memaahami kultur organisasi (the organization’s culture).
a. Bagaimana sikap secara umum terhadap “kerja” (attitudes about working)?
b. Bagaimana sikap terhadap kolega (colleagues), klien, atau stakeholders yang berkepentingan dengan organisasi?
c. Apa saja kepercayaan terhadap nilai-nilai yang dimiliki?
d. Apa saja norma-norma dalam organisasi yang mendasari dan menjadi pedoman dalam berjalannnya organisasi?
4. Untuk memahami sistem insentif dan penghargaan ( incentive and reward system).
a. Apa saja faktor-faktor kunci, nilai, dan motivasi yang mendukung kepada produktifitas dalam organisasi?
b. Bagaimana kebebasan intelektual (intellectual freedom), stimulasi (stimulation), dan otonomi (autonomy) dipegang dan dijalankan?
c. Bagaimana sistem renumerasi, akses terhadap bantuan (grant access) serta kesempatan untuk memperoleh kemajuan (advancement)?
d. Bagaimana pertimbangan rekan sejawat (peer recognition) dan prestise (prestige)?
Lalu, bagaimana motivasi mempengaruhi kinerja organisasi? Serta, bagaimana pula sejarah, misi, kultur, dan sistem insentif mempengartuhi secara positif ataupun negatif terhadap organisasi?
(D) Kapasitas Organisasi (Organizational Capacity)
Kapasitas yang dimiliki organisasi menjadi basis tempat berdirinya kinerja organisasi. Kapasitas organisasi dapat dipahami melalui delapan aspek. Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, maka diketahui bagaimana kapasitas organisasi mempengaruhi kinerja organisasi. Yaitu melalui kekuatan dan kelemahan kapasitas organisasi.
Pahami kapasitas organisasi melalui penduan pertanyaan berikut:
1. Untuk menilai kekuatan dan kelemahan strategi kepemimpinan (strategic leadership) dalam organisasi.
a. Bagaimana kepemipinan dijalankan, dalam hal kultur manajemen (managing culture), arah (setting direction), dukungan sumberdaya (resource development), dan jaminan bahwa tugas-tugas akan dijalankan?
b. Bagaimana rencana strategis yang disusun dalam hal pemahaman terhadap lingkungan (scanning environment), pengembangan pendekatan untuk menuju tujuan dan misi?
c. Bagaimana niche management, yaitu berupa area of expertise, keunikan (uniqueness), danpertimbangan terhadap keunikan, dan pengenalan terhadap keunikan tersebut?
2. Untuk menilai kekuatan dan kelemahan manajemen keuangan.
a. Bagaimana perencanaan keuangan yang dimiliki, dalam hal biaya operasi (operating expenses), perkiraan kebutuhan pembiayaan dan peralatan di masa depan?
b. Bagaimana akuntabilitas keuangan dalam hal peran anggota untuk menggunakan keuangan organisasi serta tranparansi keuangan?
3. Untuk menilai kekuatan dan kelemahan struktur keorganisasian.
a. Bagaimana peran pemerintahan dalam hal kerangka legalitas, proses pengambilan keputusan, metode untuk menyusun arah, dan hubungan dengan luar (external links)?
b. Bagaimana operasional organisasi, dalam hal aturan dan tanggung jawab, koordinasi anggota, dan sistem koordinasi?
4. Untuk menilai kekuatan dan kelemahan sarana dan prasaran yang dimiliki organisasi.
a. Bagaimana manajemen difasilitasi, dalam hal kecukupan listrik, dan air bersih?
b. Bagaimana menajemen penggunaan teknologi dalma hal peralatan (equipment) yang tersedia, sistem informasi, perangkat lunak dan keras, dan kepustakaan.
5. Untuk menilai kekuatan dan kelemahan sistem perekrutan (following systems), serta proses atau dimensi sumberdaya manusia.
a. Bagaimana perencanaan dalam perekrutan, seleksi, pengembangan anggota (staffing), dan pengembangan orientasi?
b. Bagaimana pengembangan kinerja manajemen, serta monitoring dan evaluasion?
c. Bagaimana konsep manajemen karir diterapkan, dalam hal pengembangan karir (career development) dan training?
d. Bagaimana konsep pemeliharaan, dalam hal keselamatan dan kesehatan kerja, isu gender, dan kualitas hidup (quality of working life)?
6. Untuk menilai kekuatan dan kelemahan dalam hal program dan manajemen pelayanan.
a. Bagaimana perencanaan yang telah disusun berkenaan dengan identifikasi kebutuhan (identifying needs), setting objectives, serta sistem evaluasi pembiayaan dan pengembangan?
b. Bagaimana pelaksanaan kegiatan dalam hal ketepatan dengan jawdwal (adherence to schedules), serta koordinasi seluruh kegiatan?
c. Bagaimana sistem monitoring dijalankan, berkenaan dengan proyek dan program, sistem untuk menilai kemajuan, dan umpan balik dari stakeholders?
7. Untuk menilai kekuatan dan kelemahan manajemen proses (process management).
a. Bagaimana pemecahan terhadap permasalahan yang dihadapi, yaitu bagaimana memahami masalah (defining problems) serta mengumpulkan data dan informasi berkenaan dengan permasalahan tersebut?
b. Bagaimana proses pembuatan keputusan, yaitu dalam hal penciptaan alternatif-alternatif, proses memilih keputusan, dan memonitoring keputusan tersebut?
c. Bagaimana pelaksanaan komunikasi, dalam hal pertukaran informasi-informasi penting, serta bagaimana membangun sikap berbagi informasi di antara anggota?
d. Bagaimana monitoring and evaluasi dijalankan, dalam hal mengumpulkan data, tracking progress, bagaimana menggunakan informasi, dan perubahan dan peningkatan dalam keorganisasian?
8. Untuk menilai kekuatan dan kelemahan hubungan antar organisasi (inter-organizational linkages).
a. Bagaimana jaringan yang terbangun, dalam hal tipe, sifat, ketepatan keanggotaan (appropriate membership), utilitas (utility), koordinasi, dan keuntungan?
b. Bagaimana pengembangan kemitraan (partnerships), dalam hal tipe, sifat, dan keberlanjutannya?
c. Bagaimana pengembangan hubungan secara elektronik, yaitu dalam hal jaringan komunikasi, sarana informasi yang dimiliki (information equipment),sumber-sumber informasi, dan keterampilan dan kemampuan anggota dalam berkomunikasi?
****